Założenie firmy jest banalnie proste i można to zrobić nawet przez internet. Ja rejestrowałam swoją firmę osobiście i trwało to mniej więcej pół godziny. Banał! To co się dzieje później – utrzymanie działalności – to dopiero jest prawdziwa jazda.

TRZEBA PODJĄĆ DECYZJĘ

Pracując jeszcze na etacie słyszałam wiele zdań typu “To nie takie proste prowadzić własny biznes” lub “Trzeba dobrze się zastanowić zanim się przejdzie na swoje, odłożyć trochę kasy”.  Po części zgadzam się z tymi zdaniami, ale tak samo jak np. z decyzją o małżeństwie – nigdy nie będzie idealnego momentu w życiu, odpowiedniego ustabilizowania czy 100% pewności. Po prostu w pewnym momencie trzeba podjąć decyzję.

Wiadomo – ważnych decyzji nie podejmuje się pochopnie, muszą być przemyślane, rozważone za i przeciw, ale w końcu się je podejmuje. Swoją decyzję o porzuceniu pracy na etacie podjęłam w najmniej oczekiwanym dla mnie momencie. Chodziłam z tą myślą dość długo, aż pewnego dnia nadarzyła się okazja i BAM! Rozmowa z szefostwem, wyjaśnienie swojego punktu widzenia i omówienie warunków rezygnacji. Miałam w głowie mniej więcej poukładane co będę robić dalej, ale będąc totalnie zielona w prowadzeniu własnej działalności nie uwzględniłam kilku istotnych kwestii. Jedną z nich był kosztorys wydatków mojej firmy.

DWIE STRONY MEDALU

Z jednej strony ważne jest to, ile by się chciało zarabiać, a z drugiej – ile minimalnie potrzebuję zarobić, aby się utrzymać (a często też utrzymać swoją rodzinę). Ta druga strona nierozerwalnie łączy się z pojęciem “kosztów utrzymania działalności”. Zakładając własną działalności liczyłam się pewnymi kosztami, ale szczerze powiedziawszy moja wiedza na ich temat była dość okrojona. Wiedziałam o składkach ZUS, o podatku dochodowym, o księgowości, o tym, że muszę mieć sprzęt na którym będę pracować, itp. Jednak cała lista kosztów jest trochę dłuższa.

Po pewnym czasie zauważyłam, że moje koszty utrzymania firmy zaczynają niebezpiecznie zbliżać się do poziomu zarobków. Zaczęłam się więc zastanawiać – co robię nie tak? Czy za nisko wyceniam swoją pracę, a może przeoczyłam pewne koszta? Obie rzeczy były do modernizacji.

W pierwszej kolejności zabrałam się za moje miesięczne koszta, które ponoszę w ramach prowadzenia działalności. Stwierdziłam, że to na ich podstawie określę sobie ile powinnam zarabiać miesięcznie, aby utrzymać firmę, dodam do tego koszty życia (mieszkanie, opłaty, jedzenie, rozrywka itp) i kwotę, którą chciałabym oszczędzać (emerytura, wakacje itp) i sprawa będzie załatwiona. Okazało się, że oszacowanie tych wszystkich elementów wcale nie jest takie proste. Składa się na nie wiele czynników, które często są zmiennymi. Jednak to, co na pewno udało mi się ustalić to to, jakie elementy prowadzenia działalności generują comiesięczne koszta.


MOJA LISTA 10 NAJWAŻNIEJSZYCH KOSZTÓW UTRZYMANIA FIRMY


1. Wynajem biura / coworkingu

Zaczynając pracę freelancera ważne, żeby oddzielić pracę od życia osobistego. Początkowo wynajęcie dodatkowej przestrzeni do pracy może być zbyt wysokim kosztem i postanowisz pracować z domu. Nie mniej jednak użytkując mieszkanie do celów biznesowych zużywasz prąd, wodę, eksploatujesz meble i inne sprzęty. Nie płaciłbyś takich rachunków wychodząc codziennie do pracy na min 8 godzin.

W pewnym momencie podejrzewam, że praca we własnym mieszkaniu zacznie i tak Ci przeszkadzać i wynajęcie biura, czy przestrzeni coworkingowej będzie nieuniknione.

2. Dojazdy do klientów, na spotkania

Niezależnie czy masz swój własny samochód, czy korzystasz z komunikacji miejskiej – koszty komunikacji też są ważne. Ja osobiście częściej korzystam z komunikacji miejskiej, gdyż jest “zwinniejsza” do poruszania się po większym mieście w ciągu dnia. Jeśli masz swój samochód pamiętaj o kosztach za jego ubezpieczenie, ewentualne naprawy, czy bilety parkingowe.

3. Sprzęt / oprogramowanie

Tutaj wyróżniłabym kilka podstawowych elementów:

  • Komputer, drukarka, telefon – podstawowe sprzęty, które powinieneś mieć pracując z domu. Liczą się zarówno koszty ich zakupu jak i eksploatacji.
  • Serwer + hosting strony internetowej
  • Program do rozliczania faktur – księgowość swoją drogą, ale Ty sam musisz wystawić fakturę. Warto mieć do tego dobre narzędzie
  • Specjalistyczne oprogramowanie – jeśli jesteś np. grafikiem potrzebujesz programów typu Photoshop, Illustrator, aby móc legalnie projektować. W zależności od programu można wykupić miesięczny abonament, albo licencję dożywotnią.
  • Programy do organizacji czasu / zadań – jest wiele darmowych programów, ale często mają okrojone opcje użytkowania i wymagają opłacenia abonamentu, aby móc w pełni korzystać z ich funkcji.

4. Internet / telefon

Oddzielając sprawy zawodowe od osobistych ja także rozdzieliłam kwestie numerów telefonów. Mam dwa numery – prywatny i służbowy. I chociaż to uszczupla mój budżet o kolejne kilkadziesiąt złotych miesięcznie to jestem bardzo zadowolona z tego rozwiązania. Koszt korzystania z internetu jest jeden, ale równie ważny.

5. Akcesoria biurowe

Do tego działu zaliczam nie tylko wszelkie notatniki, ryzy papieru, długopisy, karteczki samoprzylepne itp, ale także umeblowanie miejsca pracy – biurko, krzesło, lampkę, regał na dokumenty i inne. Oczywiście jeśli nie pracujesz w domu koszty mebli możesz spokojnie pominąć – powinny być w cenie wynajmu lokalu.

6. Reklama i promocja

“Jak Cię widzą, tak Cię piszą”. Złota zasada, która sprawdza się także przy prowadzeniu własnej działalności. Prawdą jest, że jeśli nie masz silnie rozbudowanej sieci kontaktów i klienci nie przychodzą do Ciebie wyłącznie z polecenia to musisz zainwestować w dobry wizerunek Twojej firmy. A nawet jeśli masz w większości klientów z polecenia to wizerunek firmy jest tak ważny, że inwestycja w niego staje się czystą przyjemnością.

Tutaj do kosztów zaliczają się głównie:

  • projekt strony internetowej, logo i całej identyfikacji wizualnej firmy (o tym dlaczego warto zainwestować w profesjonalne logo pisałam w poście TUTAJ)
  • reklama w internecie (Google AdWords, reklama na Facebooku itp)
  • plakaty, ulotki i inne materiały drukowane (warto pamiętać, że tutaj oprócz kosztów wydruku dochodzi też koszt projektu danego elementu)

7. Księgowość i inne usługi outsourcingowe

Na początku próbowałam sama rozliczać się co miesiąc, bo chciałam trochę zaoszczędzić. Szybko jednak pojęłam, że nie mam o tym bladego pojęcia, a nauka zajmuje mi sporo czasu, który mogłabym poświęcić na projektowanie. Dlatego w pewnym momencie zleciłam prowadzenie księgowości firmie z zewnątrz. Koszt jest stosunkowo niewielki w porównaniu do świętego spokoju z papierkowymi sprawami.

8. Ubezpieczenie (ZUS)

To koszt oczywisty, stały w zależności od stażu prowadzenia działalności. W tej chwili podstawowy pakiet ubezpieczenia (społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy) za pierwsze 2 lata prowadzenia działalności to ok 450 zł. Jeśli natomiast firmę prowadzi się dłużej niż 2 lata to koszt składek wzrasta ok. 2,5-krotnie. Warto więc tak przemyśleć strategię firmy, aby w przeciągu pierwszych dwóch lat rozwinęła się na tyle, żeby w przyszłości można było spokojnie płacić większe składki.

9. Podatek dochodowy i VAT

Te koszta są także oczywiste, jednak w porównaniu do kosztów ubezpieczenia są one całkowicie zmienne. Tutaj wszystko zależy od tego ile sprzedamy towaru lub usług. Należy o nich pamiętać szczególnie przy wycenianiu naszych produktów lub usług, aby koniecznie dodać je do ostatecznej ceny. Państwu zawsze musimy zapłacić podatek, więc zapominając o tym przy tworzeniu cennika sami sobie robimy krzywdę.

10. Rozwój osobisty

Jest to jedna z najważniejszych i jednocześnie najczęściej zapominanych kwestii. Aby Twoja firma się rozwijała Ty sam także musisz się rozwijać! Jest masa darmowych e-booków, webinarów, szkoleń internetowych, ale czasem warto wybrać się na jakieś szkolenie czy warsztat osobiście albo zapłacić za dobrze rozbudowany kurs internetowy. Ten punkt znalazł się także w moim artykule “10 rad dla początkującego freelancera”. Osobiście polecam także kupno od czasu do czasu jakiejś mądrej książki i oderwanie się na chwilę od ekranu komputera 🙂

Te 10 punktów, które wymieniłam wydają się minimum, które każdy właściciel firmy musi wziąć pod uwagę. Przy początkach prowadzenia działalności niektóre z tych punktów można trochę ograniczyć, ale nie oszukujmy się – te podstawowe koszta prędzej czy później nas dopadną. Warto się do tego przygotować 🙂

BONUS

Jest jeszcze jeden koszt, o którym bardzo rzadko się mówi. Jest on wprawdzie dobrowolny, ale moim zdaniem każdy przedsiębiorca powinien o nim pamiętać! Chodzi tu o składkę na emeryturę, nie mówiąc już o oszczędnościach na wakacje, nagłe przypadki, edukację dzieci, itp. Wprawdzie płacimy składkę emerytalną przy opłacaniu składek ZUS, ale nie oszukujmy się – żaden freelancer nie wyżyje godnie z emerytury jaką dostanie w przydziale od Państwa. Dlatego też ważne jest, aby systematycznie (to ważne słowo!) odkładać nawet niewielkie kwoty na oddzielne konto i samemu zapewniać sobie fundusze na długo wyczekiwaną emeryturę 🙂

Wydaje mi się, że napisałam o wszystkich kosztach utrzymania własnej działalności. A może coś pominęłam? 

Autor

Przepis na Dizajn

  • Cieszę się, że napisałaś również o sprawie własnego rozwoju. To ważne, by inwestować w siebie, zdobywać nowe informacje, uczyć się. Oczywiście, że jest dużo wiedzy w internecie, ale jednak kursy, szkolenia pokazują pewien i kierunek i to, na czym warto się skoncentrować. Myślę, że później taka wiedza darmowa może być fajnym uzupełnieniem, poszerzeniem tematu, przypomnieniem informacji.

  • Mam podobne doświadczenia i zgadzam się do ostatniej kwestii. Sama odkładam na osobne konto 10% miesięcznego dochodu – to moje konto emerytalne:)

    • Dokładnie! Poza tym uważam, że każdy, nie tylko freelancer, powinien sam zadbać o swoją emeryturę. Wtedy przynajmniej jest motywacja, żeby się bardziej przyłożyć do pracy 🙂

  • Bardzo ciekawy tekst. Wiele tego się uzbierało. Co generuje największe koszta z całej tej listy?

    • W różnych etapach działalności inne koszta były największe. Na samym początku był to zakup sprzętu, oprogramowania, mebli itp. W tym momencie jest to rozwój osobisty, ZUS i podatki (czytam bardzo dużo książek, zwłaszcza zagranicznych, które kupuję na Amazon’ie lub eBay’u oraz inwestuję w spotkania networkingowe, szkolenia itp). Niedługo przechodzę na wyższy ZUS, więc zapewne to będzie mój największy wydatek…

  • Jestem na etapie balansowania kosztami i dochodami. Sporo czynników trzeba wziąć pod uwagę i rzeczywistość jest nieco inna od pierwotnych planów. Aleee i tak to frajda, własna frajda oparta na poczuciu sprawczości.

  • Klaudyna Distaff

    Kilka z Twoich pozycji u mnie nie ma racji bytu (planety program do faktur czy planowania zadań, osobny numer telefonu), pracownia w domu też się lepiej sprawdza, bo zdążą mi się pracować nocą (lubię to!) – ma to niewątpliwy plus – do kategorii bonusowe trafiają zaoszczędzone złotówki. 🙂